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Art.
1
Produzione e formazione, rilascio, conservazione di atti e documenti
La produzione agli organi della Pubblica amministrazione di atti
e documenti e la loro formazione, rilascio e conservazione da
parte di tali organi sono disciplinati dalla presente legge.
Art. 2
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni La data e il luogo
di nascita, la residenza, la cittadinanza, il godimento dei diritti
politici, la stato di celibe, coniugato o vedovo, lo stato di
famiglia, l'esistenza in vita, la nascita del figlio, il decesso
del coniuge, dell'ascendente, o discendente, la posizione agli
effetti degli obblighi militari e l'iscrizione in albi o elenchi
tenuti dalla pubblica amministrazione sono comprovati con dichiarazioni,
anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e
prodotte in sostituzione delle normali certificazioni. La sottoscrizione
delle dichiarazioni deve essere autenticata con le modalità di
cui all'articolo 20.
Art. 3
Dichiarazioni temporaneamente sostitutive I regolamenti ministeriali
e degli enti pubblici stabiliscono per quali fatti, stati e qualità
personali, oltre quelli indicati nell'articolo 2, è ammessa ,
in luogo della prescritta documentazione, una dichiarazione sostitutiva
sottoscritta dall'interessato e autenticata con le modalità di
cui all'articolo 20. In tali casi la normale documentazione sarà
successivamente esibita dall'interessato a richiesta dell'amministrazione,
prima che sia emesso il provvedimento a lui favorevole. I regolamenti
di cui al primo comma stabiliscono altresì i casi, le modalità
ed eventualmente il termine per la regolarizzazione o la rettifica
della documentazione irregolare o non conforme alla dichiarazione,
nonché, ove occorra, per la rettifica della dichiarazione la cui
irregolarità attenga ad elementi non essenziali.
Art. 4
Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà L'atto di notorietà
concernete fatti, stati o qualità personali che siano a diretta
conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa
e sottoscritta dal medesimo dinanzi al funzionario competente
a ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco,
il quale provvede alla autenticazione della sottoscrizione con
l'osservanza delle modalità di cui all'articolo 20.
Art. 5
Documentazione mediante semplice esibizione Salvo quanto disposto
negli articoli 2 e 3, la data ed il luogo di nascita, la residenza,
lo stato di celibe, coniugato o vedovo ed ogni altro stato o qualità
personale possono essere comprovati mediante esibizione, all'ufficio
competente, di documenti, anche di identità personale, rilasciati
ai sensi delle norme vigenti dalla pubblica amministrazione e
contenenti l'attestazione dei dati richiesti.
Art. 6
Trascrizione dei dati dai documenti esibiti Ai fini dell'articolo
5, i documenti ivi previsti sono esibiti al funzionario competente
a ricevere la documentazione, il quale trascrive i loro estremi
ed i dati da essi risultanti su apposito modulo da allegare agli
atti dell'istruttoria. Il modulo è sottoscritto dal funzionario
o dall'interessato. Nel caso in cui non sia prescritta la presentazione
dell'interessato all'ufficio competente, il modulo può essere
compilato con le predette formalità da un funzionario autorizzato
addetto ad altro ufficio dell'amministrazione, o da un notaio,
cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato
dal sindaco, ed è trasmesso all'ufficio competente a cura dell'interessato.
Art. 7
Copie autentiche Le copie autentiche ottenute ai sensi dell'articolo
14 possono essere validamente prodotte in luogo degli originali
quando siano in regola con le disposizioni fiscali in vigore.
Art. 8
Dichiarazioni e documenti relativi agli incapaci Se l'interessato
è soggetto alla patria potestà, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni
e i documenti previsti dalla presente legge sono sottoscritti
o esibiti rispettivamente dal genitore esercente la patria potestà,
dal tutore, o dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore.
Art. 9
Documenti spontaneamente esibiti Fermo restando quanto disposto
nei precedenti articoli, sono valide a tutti gli effetti gli atti
e documenti esibiti spontaneamente dagli interessati e riconosciuti
regolari dalla amministrazione. Art. 10
Accertamenti d'ufficio La buona condotta, l'assenza di precedenti
penali e l'assenza di carichi pendenti, ove richieste, sono accertate
d'ufficio, presso gli uffici pubblici competenti, dalla amministrazione
che deve emettere il provvedimento. Le singole amministrazioni
non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati
e qualità personali che risultino attestati in documenti già in
loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.
Art. 11
Certificazioni contestuali Le certificazioni da rilasciarsi da
uno stesso ufficio in ordine a fatti, stati e qualità personali
concerneti la stessa persona debbono essere contenute in un unico
documento.
Art. 12
Redazione di atti pubblici Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti
dai notai e tutti gli altri atti pubblici sono redatti a stampa,
o con scrittura a mano o a macchina, i detti sistemi possono essere
utilizzati anche promiscuamente per la redazione di ogni singolo
atto. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti
i ministri per la grazia e giustizia e per il tesoro, sono stabilite
le caratteristiche tecniche dei singoli sistemi di redazione.
Art.13
Stesura degli atti pubblici Il testo degli atti pubblici non deve
contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni
o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni di uso comune che non
lascino dubbi sul significato delle parole abbreviate. Per le
variazioni da apportare al testo in dipendenza di errori od omissioni,
si provvede con chiamate in calce e si cancella la precedente
stesura in modo che resti leggibile.
Art. 14
Autenticazione di copie Le copie autentiche, totali o parziali,
di atti e documenti possono essere ottenute, oltre che con i sistemi
previsti nell'articolo 12, anche con altri procedimenti che diano
garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento.
Tali procedimenti sono specificati con decreto del Presidente
del Consiglio, sentiti i Ministri per la Grazia e Giustizia e
per il Tesoro. Le disposizioni di cui all'articolo 13 si osservano
anche per la formazione di copie autentiche. L'autenticazione
delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale
è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al
quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio,
cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato
dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con
l'originale scritta alla fine della copia, dopo le eventuali chiamate
in calce, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale
deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero
dei fogli impiegati, il proprio cognome e nome, la qualifica rivestita
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli, il pubblico
ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio
intermedio. Il pubblico ufficiale è autorizzato ad annullare con
il timbro dell'ufficio le marche da bollo apposte sulle copie
rilasciate.
Art. 15
Legalizzazione di firme La legalizzazione di firme è la attestazione
ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma
sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché della autenticità
della firma stessa. Nelle legalizzazioni devono essere indicati
il nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico
ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della
legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita,
nonché apporre la propria firma per esteso e il timbro dell'ufficio.
Art. 16
Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente
riconosciute Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente
riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio
da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha
sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Art. 17
Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero Le firme sugli
atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti
ad autorità estere sono, ove da queste richieste, legalizzate
dal ministro competente e, con successiva legalizzazione, dal
ministro degli affari esteri. Le firme sugli atti e documenti
formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato
sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari
italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai
competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari
italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a
legalizzazione. Si osserva il secondo comma dell'articolo 18.
Agli atti e documenti indicati nel comma precedente redatti in
lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua
italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente
rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore
ufficiale. Le firme sugli atti e documenti formati nello stato
e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica,
o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate dal
Ministro degli affari esteri. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo
della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da
accordi internazionali.
Art. 18
Atti non soggetti a legalizzazione Salvo quanto previsto negli
articoli 16 e 17, non sono soggette a legalizzazione le firme
apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali sopra atti,
certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario
o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del rilascio,
il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre
la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Art. 19
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile In
materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato civile
o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle rappresentanze
diplomatiche e consolari italiane, si osservano le disposizioni
speciali di cui al decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio
1967, n. 200.
Art. 20
Autenticazione delle sottoscrizioni La sottoscrizione di istanze
da produrre agli organi della Pubblica Amministrazione può essere
autenticata, ove l'autenticazione sia prescritta, dal funzionario
competente a ricevere la documentazione, o da un notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
L'autenticazione deve essere redatta di seguito alla sottoscrizione
e consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale,
che la sottoscrizione stessa è stata apposta in sua presenza,
previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive.
Il pubblico ufficiale che autentica deve indicare le modalità
di identificazione, la data e il luogo della autenticazione, il
proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre
la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Per l'autenticazione
delle firme apposte sui margini dei fogli intermedi è sufficiente
che il pubblico ufficiale aggiunga la propria firma.
Art. 21
Tasse per le autenticazioni e le legalizzazioni di firme L'autenticazione
della sottoscrizione delle dichiarazioni fatte ai sensi degli
articoli 2, 3 e 4 è soggetta alla tassa di concessione governativa
di Lire 400 per ciascuna dichiarazione. La legalizzazione delle
firme prevista dall'articolo 16 e quella delle firme apposte sugli
atti da valere nel territorio della Repubblica di San Marino sono
soggette a tassa di concessione governativa di Lire 200. Parimenti,
è dovuta la tassa di concessione governativa nella misura di lire
500 per la legalizzazione delle firme previste dall'articolo 17,
commi primo, secondo e quarto, e per la certificazione di conformità
al testo straniero contemplata dal comma terzo dello stesso articolo.
Le tasse di cui ai commi precedenti devono essere corrisposte
a mezzo di marche da annullarsi a cura del pubblico ufficiale
che provvede all'autenticazione delle sottoscrizioni o alla legalizzazione
delle firme.
Art. 22
Modalità fiscali per l'autenticazione e la legalizzazione di firme
Agli effetti della legge del bollo l'autenticazione e la legalizzazione
possono far seguito all'atto, ma non possono farsi fuori del foglio
bollato. Mancando spazio sufficiente, si deve aggiungere altro
foglio bollato dello stesso valore di quello usato per l'atto.
In tal caso, si deve applicare nei punti di congiunzione dei fogli
bollati, il timbro, ad inchiostro grasso, dell'ufficio.
Art. 23
Esenzioni fiscali Non è dovuta la tassa di concessione governativa
prevista dall'articolo 21 quando per le leggi vigenti sia esente
da bollo l'atto in cui è apposta la firma da autenticare o da
legalizzare. Eguale beneficio è concesso per gli atti di coloro
che provino il loro stato di povertà mediante esibizione di certificato
attestante che l'interessato è iscritto nell'elenco dei poveri
del comune. In questo caso il pubblico ufficiale che procede alla
autenticazione o alla legalizzazione riporta sull'atto gli estremi
del certificato di povertà.
Art. 24
Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione La pubblica
amministrazione e i suoi dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa
grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati
ai sensi dei precedenti articoli, quando l'emanazione sia conseguenza
di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati
non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi.
Art. 25
Riproduzione di documenti d'archivio ed altri atti Le pubbliche
amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti
gli effetti, ai documenti dei propri archivi, alle scritture contabili,
alla corrispondenza ed agli altri atti di cui per legge o regolamento
è prescritta la conservazione, la corrispondente riproduzione
fotografica anche se costituita da fotogramma negativo. Salvo
quanto previsto nel successivo comma, con decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per l'interno,
per la grazia e giustizia, per le finanze e per il tesoro, previo
parere della commissione di cui all'articolo 12 del decreto del
Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, sono stabiliti
i limiti di tale facoltà, nonché i procedimenti tecnici e le modalità
della fotoriproduzione e della autenticazione. Per le pubbliche
amministrazioni le modalità della riproduzione sono di volta in
volta stabilite con decreto del Ministro per l'interno, sentito
il Ministro interessato, previo parere della commissione di cui
al citato articolo 12 del decreto del Presidente della Repubblica
30 settembre 1963, n. 1409.
Art. 26
Sanzioni penali Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti
e l'uso di atti falsi nei casi previsti dalla presente legge sono
puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.
A tali effetti, l'esibizione di un atto contenente dati non più
rispondenti a verità equivale a uso di atto falso e le dichiarazioni
rese ai sensi dei precedenti articoli 2, 3, 4, 8 e autenticate
a norma dell'articolo 20 sono considerate come fatte a pubblico
ufficiale. Inoltre, ove i reati indicati nei precedenti commi
siano commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o
l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice,
nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai
pubblici uffici o dalla professione o arte. Il pubblico ufficiale
che autentica le sottoscrizioni o al quale sono esibiti gli atti
ammonisce chi sottoscrive la dichiarazione o esibisce l'atto sulla
responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazione
mendace o di esibizione di atto falso o contenete dati non più
rispondenti a verità. Nella denominazione di atti usata nei precedenti
commi sono compresi gli atti e documenti originali e le copie
autentiche contemplati dalla presente legge. Art. 27
Rinvio Salvo quanto previsto negli articoli 7, 11, 12, 13, 14,
17, 18 e 19 nulla è innovato alle norme del regio decreto 9 luglio
1939, n. 1238, concernenti la presentazione dei documenti necessari
per la celebrazione del matrimonio, nonché alle norme del decreto
del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686, relative
alla presentazione dei documenti nei concorsi per le carriere
statali. Restano ferme le disposizioni del regio decreto 4 giugno
1938, n. 1269, riguardanti il titolo originale di studi medi prescritto
per ottenere l'ammissione ai corsi universitari.
Art. 28
Norme abrogate Sono abrogate la legge 3 dicembre 1942, n. 1700,
la legge 14 aprile 1957, n. 251, il decreto del Presidente della
Repubblica 2 agosto 1957, n. 678, la legge 18 marzo 1958, n. 228,
la legge 15 giugno 1959, n. 430, ed ogni altra norma incompatibile
con la presente legge. Il decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri del 3 agosto 1962 sulla redazione a macchina di atti
pubblici e le successive modificazioni restano in vigore fino
all'emanazione dei decreti previsti negli articoli 12 e 14. La
presente legge, munita del sigillo dello Stato, sarà inserita
nella Raccolta ufficiale delle leggi e dei decreti della Repubblica
Italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarla e di
farla osservare come legge dello Stato.
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